Nëse jeni në biznes ose shkollë që kërkon që ju të punoni me klientë ose projekte të shumta, një sistem i duhur i regjistrimit është kritik. Ka disa metoda për paraqitjen e letrave, por në fund të fundit sistemi juaj duhet të pasqyrojë nevojat tuaja. Mënyra më e mirë për t'u përgatitur për një sistem efikas është të rezervoni disa ditë për të punuar vetëm në organizatë.
Hapa
Metoda 1 nga 3: Përgatitja për një sistem të ri të regjistrimit
Hapi 1. Mblidhni të gjitha materialet tuaja
Ju duhet të përpiloni të gjitha dokumentet tuaja para se të përpiqeni të krijoni një sistem të duhur. Kaloni nëpër të gjitha vendet ku mund të keni dokumente dhe vendosini të gjitha në një grumbull. Kaloni kohë për t'u siguruar që mund të llogaritni siç duhet të gjithë punën aktive dhe joaktive që keni.
- Planifikoni paraprakisht duke pastruar hapësirën e tryezës për të punuar në letrat tuaja.
- Nëse jeni duke përshtatur dokumentet e dikujt tjetër në një sistem të ri regjistrimi, hiqni të gjitha dokumentet nga sistemi aktual. Do të jetë më mirë për ju që të trajtoni të gjitha dokumentet dhe të përgatiteni për një sistem të ri.
Hapi 2. Kaloni nëpër të gjitha dokumentet
Kjo është pjesa e vështirë e procesit, por është gjithashtu një hap vendimtar për t'u organizuar. Ndani të gjithë dosjet bazuar në atë që janë, të tilla si deklaratat bankare, faturat e kartës së kreditit dhe pagesat e hipotekës. Mund të duket e lodhshme, por kaloni nëpër secilin dokument në grumbullin tuaj për të përcaktuar me çfarë po punoni.
- Nuk keni nevojë të lexoni çdo letër, por një skicë e shkurtër do t'ju ndihmojë.
- Shënimet post-it janë të mira për të shënuar letra të rëndësishme për të cilat e dini se do t'ju duhet të kaloni kohë.
Hapi 3. Vendosni shtylla
Ndërsa filloni të rendisni dokumentet tuaja, do të ishte e dobishme t'i mbani letrat e lidhura së bashku. Ju mund t'i vendosni të gjitha letrat që lidhen me klientin "Nickelback" në një grumbull. Një shembull tjetër është të grumbulloni punën tuaj bazuar në muaj.
- Të kesh një ndjenjë të rendit kronologjik mund të jetë e dobishme për nevojat tuaja të regjistrimit.
- Vendosni përparësitë gjatë klasifikimit të shkresave. Kur shihni letra që janë jashtëzakonisht të rëndësishme, vendosini ato në krye të grumbullit të tyre përkatës.
Hapi 4. Zvogëloni ashtu siç e shihni të arsyeshme
Një grumbull tjetër që mund të krijoni është grumbulli i plehrave. Ju nuk jeni të detyruar të hidhni një grumbull dokumentesh, por duhet të ndani letrat e parëndësishme nga grumbujt e tjerë. Ju madje mund të krijoni një grumbull të ndryshëm ku mund të shkojnë letrat e rastësishme.
Nëse jeni 100% i sigurt se nuk keni nevojë për dokumente dhe nuk mund të krijoni një lidhje të vlefshme me dokumente të tjera, hidhini ato. Kontrolloni me eprorët tuaj nëse ju lejohet të hidhni diçka para se të vazhdoni me diçka
Hapi 5. Përdorni dosjet manila
Mbani gjërat të thjeshta për veten tuaj duke përdorur dosje të lira manila. Kjo nuk do të dëmtojë fondet tuaja dhe do t'ju lejojë të kryeni çdo sistem regjistrimi që dëshironi. Ju mund të merrni një paketë dosje manila nga çdo dyqan furnizimi zyre.
Hapi 6. Transferoni shtyllat tuaja
Përdorni grumbujt e krijuar më parë për të vepruar si një udhëzues për dosjet tuaja. Sigurohuni që përmbajtja e secilës dosje të jetë e organizuar gjithashtu. Ju ose mund të organizoni përmbajtjen e një skedari bazuar në rëndësinë e secilës letër ose sipas kronologjisë.
- Shmangni rregullimin e përmbajtjes së një skedari bazuar në alfabetin. Organizimi alfabetik punon në mënyrë më efikase për organizimin e grupeve të skedarëve.
- Vendosni dosjet manila në një dollap depozitimi ndërsa mbushni dosjet.
Metoda 2 nga 3: Krijimi i një sistemi të përshtatshëm për ju
Hapi 1. Përdorni një sistem regjistrimi alfabetik
Një sistem regjistrimi alfabetik funksionon mirë kur keni nevojë të merrni emrat e njerëzve, klientëve, autorëve, emrat e filmave, librave, etj. Me kusht që të përdorni terma që janë të lehtë për tu marrë, një sistem alfabetik i dosjeve është shpesh sistemi më i lehtë për t'u përdorur.
- Mënyra më e mirë për të skeduar dhe marrë skedarë është duke etiketuar secilin skedar. Dosjet Manila kanë një skedë shtesë të krijuar për të etiketuar skedarët që do ta bëjnë procesin tuaj të marrjes më të lehtë.
- Nëse jeni duke trajtuar klientë, është më efikase të alfabetizoni sipas mbiemrit.
- Nëse keni shumë skedarë, merrni parasysh të bëni seksione letrash për t'ju ndihmuar të organizoni. Ndarësit e seksioneve janë të mëdhenj dhe thjesht përmbajnë një shkronjë. Ju gjithashtu mund t'i ndani shkronjat në çifte si "A-D" ose "F-K".
Hapi 2. Përdorni një rend aktual
Kur punoni ose studioni në një sërë fushash lëndore, një renditje lëndore ose teme mund të jetë një mënyrë shumë e dobishme për të marrë informacion. Për shembull, nëse studioni të drejtën, mund të keni tituj të kontratës, të drejtës kushtetuese, shkeljeve, të drejtës administrative, të drejtës ndërkombëtare, etj.
- Mënyra më e mirë për të organizuar informacionin aktual është përmes ndarësve të seksioneve. Etiketoni ndarësit tuaj të seksioneve bazuar në përmbajtjen, si "Ligji i administratorit".
- Ky sistem funksionon më mirë nëse keni disa tema të ndryshme. Nëse jo, do të mbeteni me një ose dy ndarës dhe jo shumë me një sistem të organizuar.
Hapi 3. Provoni regjistrimin numerik
Ky lloj i sistemit të regjistrimit është ideal për skedarët që përmbajnë data ose numra. Për shembull, nëse keni fatura, fatura, ngjarje të datuara etj., Sistemi numerik mund të bëjë një sistem të lehtë për tu gjetur përsëri. Ju gjithashtu mund të merrni parasysh etiketimin e muajit dhe vitit për këtë opsion. Për ata që punojnë në një mjedis që përdor numërimin për letra të tilla si dosjet mjekësore, dokumentet legjislative, çështjet gjyqësore, etj., Numërimi është një metodë e dobishme e marrjes.
- Përdoreni këtë sistem vetëm nëse jeni të kënaqur duke parë disa numra dhe mund të merrni informacion nga këto numra.
- Shënoni në skedat e regjistrimit numrat ose datat dhe organizoni bazuar në vlerën e numëruar. Filloni me "1" dhe bëni që numrat e mëposhtëm të rrisin vlerën.
- Nëse po paraqisni muaj, filloni me janar dhe lëvizni, sipas radhës, deri në dhjetor. Do të përfitoni nga ndarësit e seksioneve për çdo muaj.
Hapi 4. Përdorni kodimin me ngjyra
Kjo është e shkëlqyeshme për paraqitjen krijuese dhe është veçanërisht efektive për ata me kujtesë të mirë vizuale. Mund të ndihmojë në referimin e kryqëzuar të lëndëve të ndryshme bazuar në kodimin me ngjyra. Ju mund të ngjyrosni kodin e ndonjë prej teknikave të lartpërmendura për depozitim. Ju gjithashtu mund të përdorni një kombinim të sistemeve të organizimit duke çiftuar kodet e ngjyrave me një sistem tjetër.
- Një nga mënyrat më të lehta për të shtuar ngjyrë në metodën tuaj të vendosur të mbushjes është duke përdorur ndriçues. Ju mund të blini një paketë të larmishme nxjerrësish në dritare nga çdo dyqan i pajisjeve të zyrës.
- Një mënyrë tjetër për të zbatuar kodimin me ngjyra është duke përdorur një shumëllojshmëri dosjesh me ngjyra.
Hapi 5. Përdorni një sistem frekuencash
Kjo funksionon mirë për artikujt që përdorni gjatë gjithë kohës, por nuk duhet të jenë një sistem i pavarur. Duhet të ushqehet nga një sistem tjetër, për shembull sistemi alfabetik. Shtoni informacionin e përdorur shpesh në një hapësirë të grupuar në zonën tuaj të depozitimit në mënyrë që të mund të merret shpejt, siç është në pjesën e përparme të një sirtari të kabinetit të dosjeve.
Duhet të jeni të kujdesshëm që të mos organizoheni duke përdorur këtë sistem. Mbajtja e projektit për të cilin po punoni aktualisht, nuk do të garantojë gjithmonë një organizatë efikase
Metoda 3 nga 3: Mbajtja e një Sistemi të Organizuar
Hapi 1. Dorëzoni dokumentet menjëherë
Një mënyrë për të siguruar që sistemi juaj i regjistrimit të funksionojë në mënyrë efikase është duke regjistruar letër ndërsa e përpunoni atë. Sistemi i depozitimit nuk do të funksionojë nëse i shtyni letrat e depozitimit. Fitimi i zakonit të paraqitjes së dokumenteve gjithashtu do të ndihmojë produktivitetin dhe rrjedhën tuaj të punës.
Hapi 2. Mbani hapësirën tuaj të përditësuar
Çdo dy muaj ju duhet të kaloni përmes sistemit tuaj të regjistrimit dhe të bëni një spastrim të shkurtër. Ju nuk jeni të detyruar të rishikoni të gjitha letrat tuaja siç keni bërë për organizatën fillestare. Kontrolloni të gjitha skedarët dhe sigurohuni që gjithçka është e organizuar dhe në vendin e duhur.
Pas muajve të parë ju gjithashtu mund të reflektoni nëse sistemi që zgjidhni po funksionon për ju
Hapi 3. Pastroni hapësirën tuaj
Një herë në vit ju duhet të bëni një pastrim më të madh të hapësirës tuaj të punës. Ju mund të keni disa skedarë që përdorni rregullisht, por tani duhet të kaloni nëpër skedarët e tjerë që përdorni më pak. Hapni skedarët që përdorni më pak dhe lexoni të gjitha dokumentet tuaja për të parë nëse ka ndonjë shkresë të panevojshme.
Hiqni të gjitha skedarët dhe fshijeni dollapin e depozitimit me një leckë të lagur për të hequr grumbullimin e pluhurit
Këshilla
- Këto parime mund të zbatohen gjithashtu për kompjuterët ose grupimet e tjera elektronike të depozitimit.
- Përdorni një indeks për skedarët që nuk vendosen sipas alfabetit. Kjo duhet të rregullohet sipas rendit alfabetik në mënyrë që të mund t'i gjeni shpejt skedarët tuaj në çdo mënyrë. Vendoseni këtë indeks në pjesën e përparme të skedarit.
- Filloni duke pastruar dhe renditur nëpër grumbujt tuaj të letrave dhe përdorni shënimet post-it për të renditur në kategori, dhe më pas në nënkategori.
- Isshtë e dobishme të kesh një skedar të ndryshëm për artikujt që nuk përshtaten mirë askund tjetër.
