Një memorandum, ose memorandum, është një mesazh i përshtatur për një auditor të caktuar për t'i informuar ata për diçka. Memot janë një dokument i përgjithshëm i zyrës, kështu që ato mund të mbulojnë një larmi temash dhe të shpërndahen në kopje në letër, me faks ose me email. Në përgjithësi, formaliteti i memorandumit tuaj varet nga organizata për të cilën punoni dhe natyra ligjore e temës. Një memorandum për rinovimin e ndërtesës është në përgjithësi t'u tregojë qiramarrësve, punonjësve, pronarëve ose punëtorëve për një rinovim të nevojshëm që do të ndikojë në mjedisin e tyre. Zbuloni se si të shkruani një memorandum për rinovimin e ndërtesave.
Hapa
Hapi 1. Kërkoni kopje të memorandumeve të mëparshëm
Ju mund të merrni një ndjenjë për tonin dhe formalitetin e organizatës tuaj duke parë shembuj të njoftimeve të kaluara. Kërkojini eprorit tuaj të japë vetëm ato mostra me të cilat ata kanë qenë të kënaqur.
Hapi 2. Merrni kopje të informacionit të kontaktit për të gjithë ata që preken nga kjo shënim
Do t'ju duhet t'i dërgoni secilës palë një kopje dhe mund të duhen disa ditë ose javë për të marrë të gjitha adresat ose email -et e nevojshme.
Hapi 3. Mblidhni çdo fakt që është i nevojshëm për të vërtetuar nevojën për një rinovim të ndërtesës
Nëse një bord banesash ose apartamentesh ka miratuar një mocion që miraton rinovimet, kërkoni një kopje të mocionit, në mënyrë që të kërkohet ose shpërndahet. Sa më i madh të jetë rinovimi, aq më shumë prova do t'ju nevojiten.
Hapi 4. Përcaktoni afate
Për rinovime të mëdha, ju mund të dëshironi ta dërgoni memorandumin paraprakisht në mënyrë që ata të mund të bëjnë strehimin e nevojshëm. Nëse rinovimi është i minutës së fundit, vendosni datën dhe kohën kur do të ndodhë, duke përfshirë kohën që njerëzit të bëjnë strehimin e tyre.
Hapi 5. Shkruani një skicë të shënimit tuaj
Çdo pjesë e shkrimit të biznesit përdoret për të bindur lexuesin për diçka. Nën titujt, bëni një draft që përfshin temën e memorandumit, përshkrimin, afatet dhe datat, dëshminë dhe informacionin e kontaktit për një vazhdimësi.
Hapi 6. Strukturoni shënimin tuaj
Përdorni logon dhe strukturën e kompanisë, nëse do të jetë një memo e prodhuar nën emrin e një kompanie. Më poshtë janë udhëzimet për formatimin e një memorandumi:
- Vendosni emrin e adresuesit në këndin e sipërm të majtë të dokumentit të përpunimit të fjalëve. Mund të jetë një emër i përgjithshëm ose specifik, por duhet të njihet lehtësisht, kështu që personi e di që memorandumi i rinovimit të ndërtesës lidhet me ta.
- Tjetra, shkruani personin, njerëzit ose kompaninë që po shkruan memorandumin. Nëse jeni duke shkruar memorandumin për një departament ose kompani, mund t'ju duhet të kërkoni miratim para se ta dërgoni memorandumin në emrin e dikujt tjetër.
- Vendosni datën më poshtë. Memorandumet duhet të prodhohen mjaft shpejt, sepse ata zakonisht i kërkojnë dikujt që të vërejë diçka në kohën e duhur.
- Shkruani temën e memorandumit për rinovimin e ndërtesës, duke përdorur fjalët më të mira përshkruese të mundshme. Për shembull, në vend që të shkruani "Lënda: Rinovimet e Ndërtesave", shkruani "Riparimi i Ashensorit, 30 Gusht nga ora 6 e mëngjesit deri në 8 të mëngjesit".
- Shkruani trupin e mesazhit. Shkruani qëllimin, pse rinovimi është i nevojshëm, pse rinovimi përfiton nga lexuesi dhe dëshmia e nevojshme, siç është kodi i ndërtesës ose çështjet e sigurisë. Jini të drejtpërdrejtë; përpiquni të mos përfshini shkrimin që nuk e mbështet mesazhin tuaj.
Hapi 7. Përfshini pikat ose listat, nëse është e nevojshme
Njerëzit kanë më shumë gjasa të lexojnë memorandume që nuk janë blloqe teksti. Meqenëse memorandumet janë mjaft joformale, mund të krijoni lista me plumb ose të përdorni tekst të theksuar për të nxjerrë në pah një pjesë të caktuar të afatit ose qëllimit të rinovimit.
Hapi 8. Ndryshoni shënimin tuaj në 1 faqe
Nëse po i jepni një memorandum shumë njerëzve, mënyra më e mirë për të siguruar që ata do ta lexojnë është ta mbani atë të shkurtër. Nëse është shumë e gjatë dhe qëllimi nuk është i qartë menjëherë, ata mund ta lënë atë derisa të kenë kohë të lirë.
Kjo nuk është e vërtetë për memorandumin ligjor dhe disa memorandume të kompanisë që përfshijnë raportet e ndërtimit ose mocionet e bordit. Sigurohuni që e dini sa gjatësi pret auditori juaj
Hapi 9. Vërtetoni shënimin tuaj për gabime drejtshkrimore dhe gramatikore
Nëse aftësitë tuaja të të shkruarit nuk janë të forta, jepini atë një eprori ose kolegu që mund ta redaktojë.
Hapi 10. Nënshkruani shkronjën
Pasi të miratohet, do të dëshironi ta nënshkruani dhe ta datoni për ta bërë zyrtare. Përfshini informacionin tuaj të kontaktit dhe informacionin e kontaktit të kujtdo që ata mund t'i drejtojnë pyetje në fund të shënimit.
Hapi 11. Përfshini bashkëngjitjet e nevojshme
Shtypni kopjet e memorandumit dhe bashkëngjitjet për secilin nga kontaktet tuaja. Kapini ato në memorandum para se t'i dorëzoni ato.
Hapi 12. Dorëzoni shënimin tuaj në kohën e duhur
Njerëzit do të kenë nevojë për kohë për të bërë plane gjatë rinovimeve, kështu që përpiquni t'i merrni informacionin kur të shpallet.
