Organizimi i skedarëve të zyrës mund të jetë një detyrë e vështirë, veçanërisht nëse keni sasi të mëdha skedarësh dhe dokumentesh, por nuk ka nevojë të jetë një proces i dhimbshëm. Planifikimi përpara dhe vendosja për një sistem skedarësh mund t'ju ndihmojë të organizoni skedarët tuaj që i përshtaten biznesit tuaj dhe të siguroheni që do të gjeni dokumente të rëndësishme në mënyrë më efikase. Pasi t'i keni skedarët tuaj në rregull, atëherë duhet t'i përmbaheni një sistemi të qëndrueshëm për t'i mirëmbajtur skedarët tuaj në atë mënyrë.
Hapa
Metoda 1 nga 3: Zhvillimi i një sistemi
Hapi 1. Krijoni kategori skedarësh
Gjëja e parë që duhet të bëni nëse doni të organizoni skedarët tuaj është të vendosni se cilat kategori kryesore do të përdorni për renditje. Llojet e ndryshme të zyrave do të kenë lloje të ndryshme kategorish, por sistemi i përgjithshëm është i njëjtë. Ju duhet të kuptoni një sistem që rendit skedarët tuaj në një mënyrë kuptimplote.
Për shembull, nëse punoni në një zyrë juridike dhe keni nevojë të organizoni dosjet e klientit, mund të renditni sipas llojeve të rasteve të përgjithshme: proces gjyqësor, provë, korporatë, administrativ dhe të tjera
Hapi 2. Vendosni nënkategori
Brenda secilës kategori të vetme, mund të bëheni më specifik duke zhvilluar një listë të nënkategorive. Çdo copë letër individuale që duhet të paraqitet mund të përcaktohet me dy terma - kategoria e përgjithshme dhe më pas nënkategoria.
Për shembull, nëse po krijoni një sistem depozitimi për çështje financiare, mund të keni një kategori të përgjithshme të "Pagesave dalëse" dhe më pas të krijoni nënkategori të shitësve, furnizuesve, shërbimeve, profesionistëve dhe kostove administrative
Hapi 3. Përdorni një sistem të kodimit të ngjyrave
Kjo tingëllon e thjeshtë, por mund të jetë një mënyrë shumë efektive për të organizuar skedarët tuaj për qasje të shpejtë. Vendosni sa kategori të ndryshme do të keni në sistemin tuaj të regjistrimit dhe më pas përdorni ato dosje me ngjyra të ndryshme.
Në vend që të përdorni dosje plotësisht të ngjyrosura, mund të përdorni dosje të rregullta manila dhe të merrni afishe me ngjyra. Pastaj mund t'i vendosni afishet në skedën e sipërme, në skaj të dosjes, ose të dyja për më shumë shikueshmëri
Hapi 4. Etiketoni skedarët
Çdo skedar në zyrën tuaj tani ka një vend të qartë për të qenë. Ju duhet të shkruani etiketën në skedën e secilës dosje qartë dhe me rregull, në mënyrë që të dini se ku i përket. Etiketa në secilën dosje individuale duhet të fillojë me kategorinë e përgjithshme dhe më pas të pasohet nga nënkategoria specifike. Për shembull, një dosje që përmban regjistrime pagesash për shitësit tuaj do të ketë etiketën, "Pagesat / shitësit dalës".
- Etiketat në secilën skedar duhet të printohen sa më mirë dhe në mënyrë të qëndrueshme të jetë e mundur. Shumë lehtë mund të blini një paketë softuerësh që do t'ju lejojë të formatoni etiketat, në mënyrë që t'i shtypni dhe printoni ato duke përdorur kompjuterin tuaj.
- Nëse printoni etiketat tuaja me kompjuterin tuaj, duhet të përdorni një madhësi dhe stil të qëndrueshëm të shkronjave. Nëse jeni duke shtypur me dorë, duhet të përpiqeni të jeni të qëndrueshëm dhe sa më të rregullt të jetë e mundur.
Hapi 5. Renditini skedarët sipas alfabetit
Kur sistemi juaj i regjistrimit është krijuar dhe keni krijuar të gjitha dosjet tuaja, atëherë vendosini ato në rregull. Ju duhet t'i rendisni dosjet e përgjithshme sipas alfabetit. Brenda secilës dosje të përgjithshme, nënkategoritë duhet të renditen të gjitha gjithashtu sipas alfabetit.
Ju mund të zgjidhni të renditni disa informacione sipas datës sesa sipas një etikete të temës. Nëse është kështu, atëherë do t'ju duhet të vendosni vetë nëse ka më shumë kuptim të rendisni skedarët tuaj me artikujt më të rinj përpara dhe të kaloni në më të vjetrit, ose anasjelltas
Hapi 6. Lini disa centimetra hapësirë në secilën sirtar dosjeje
Kur po krijoni sistemin tuaj të regjistrimit, duhet të lini vend që skedarët të rriten. Me kalimin e kohës, padyshim që do të merrni më shumë letra për t'i shtuar në secilën dosje. Lini hapësirë që skedarët tuaj të zgjerohen. Përndryshe, do të keni detyrën e vështirë më vonë për të lëvizur pjesë të tëra ose sirtarë skedarësh në mënyrë që të krijoni vend.
Metoda 2 nga 3: Renditja e skedarëve të çrregulluar
Hapi 1. Mblidhni të gjitha materialet që kanë nevojë për depozitim
Nëse po filloni me një koleksion letrash që nuk janë organizuar dhe janë në rrëmujë, do t'ju duhet të filloni duke i tërhequr letrat së bashku. Gjeni një vend pune dhe mblidhni gjithçka në një grumbull. Atëherë do të jeni në gjendje të punoni në organizim.
Hapi 2. Ndani letrat në dy grupe për "veprim" dhe "depozitim
"Si hap i parë, duhet të bëni një dosje ose grumbull për gjithçka që kërkon veprim të menjëhershëm. Këto letra nuk duhet të regjistrohen, ose mund të mos mbani mend të bëni punën që duhet bërë. Lëreni mënjanë këtë dosje "veprim" për t'u adresuar së shpejti. Pastaj vazhdoni me regjistrimin e letrave të mbetura.
Organizoni skedarin "veprim". Gazetat që duhet të trajtohen menjëherë duhet të renditen në grupe më të vogla bazuar në punën që duhet të bëni. Për shembull, krijoni nënkategori të tilla si thirrja, shkrimi, dorëzimi dhe pagesa
KIPSHILL PR EKSPERT
Ashley Moon, MA
Organizational Specialist Ashley Moon is the Founder and CEO of Creatively Neat, a virtual organizing and life coaching business based in Los Angeles, California. In addition to helping people organize their best life, she has a fabulous team of organizers ready to de-clutter your home or business. Ashley hosts workshops and speaking engagements at various venues and festivals. She has trained with Coach Approach and Heart Core for organizing and business coaching respectively. She has an MA in Human Development and Social Change from Pacific Oaks College.
Ashley Moon, MA
Organizational Specialist
Our Expert Agrees:
Sort your papers by what needs action straight away, like bills or forms to fill out, and what doesn't require action but might in the future, like tax forms and other legal documents. The middle category of papers is those you pull out as needed, like manuals and directories. Sort the files into a drawer based on which type of action they need, placing the immediate response papers in front.
Hapi 3. Merrni çdo letër një herë
Ndërsa renditni letrat e lirshme që po depozitoni, merrni vendime për secilën prej tyre ndërsa i rishikoni. Merrni letrën, lexoni mbi të, vendosni se cilës kategori dhe nënkategori i përket në sistemin tuaj të depozitimit dhe pastaj hiqeni atë. Puna në këtë mënyrë do t'ju ndihmojë me qëndrueshmëri në paraqitjen tuaj dhe do t'ju ndihmojë të kurseni kohë duke u marrë me secilin artikull vetëm një herë.
Ndërsa rishikoni secilin artikull, duhet të përcaktoni nëse keni nevojë edhe për ta mbajtur atë. Nëse gazeta është diçka që është trajtuar tashmë dhe nuk është diçka që duhet të mbani si regjistrim, atëherë merrni parasysh hedhjen e saj në vend që ta regjistroni
Hapi 4. Shpalosni secilin artikull
Shumica e letrave që keni ndoshta do të kenë ardhur në korrespondencë dhe ka të ngjarë të jenë në zarfe dhe të palosura. Hiqni letrat nga zarfat e tyre, hapini ato të sheshta dhe më pas regjistroni ato. Paraqitja e secilës letër në këtë mënyrë ndihmon dosjet tuaja të futen në mënyrë të njëtrajtshme në sirtarin e skedarëve, pa u fryrë aty ku grumbullohen letrat e palosura.
- Vendosni nëse keni nevojë të mbani ndonjë zarf. Në shumicën e rasteve, zarfat janë të panevojshëm dhe mund të hidhen. Sidoqoftë, nëse besoni se mund t'ju duhet dëshmi e dorëzimit ose dëshmi e një poste postare, atëherë duhet të lidhni zarfin në letra dhe t'i mbani ato së bashku.
- Letrat e shumta duhet të bashkohen së bashku. Kjo do të parandalojë ndarjen ose humbjen e gjërave. Gërshetat janë më të preferueshme se kapëset e letrës sepse (a) ato përshtaten në mënyrë më të njëtrajtshme në skedarë dhe (b) nuk e kanë problemin e rrëshqitjes.
Metoda 3 nga 3: Ruajtja e skedarëve tuaj
Hapi 1. Përdorni një shportë "Për skedar"
Kur korrespondenca e re hyn në zyrën tuaj ose kur krijohen dokumente të reja, mund të mos jeni në gjendje ta paraqisni atë menjëherë. Duhet të vendosni gjithçka që duhet të depozitohet në një vend të vetëm për t'u depozituar kur të keni mundësi. Një shportë në tryezën tuaj, e etiketuar "Për t'u Dorëzuar", është një mënyrë e mirë për t'i lënë mënjanë këto letra derisa të jeni gati.
Hapi 2. Caktoni një kohë të qëndrueshme për të punuar në depozitimin
Nëse mundeni, caktoni një kohë të qëndrueshme çdo ditë ose javë që mund të punoni në paraqitjen e dokumenteve të reja. Nëse e bëni regjistrimin një pjesë të rregullt të rutinës tuaj, ka më shumë të ngjarë të vazhdoni me të.
- Për shembull, mund të lini mënjanë gjysmën e fundit të çdo dite për të paraqitur letrat e ditës. Nëse kjo nuk është kohë e mjaftueshme, atëherë mund të provoni të bëni depozitimin tuaj dy herë në ditë, pak para se të shkoni në drekë dhe pastaj pak para se të niseni për atë ditë.
- Çelësat e suksesit janë qëndrueshmëria dhe përsëritja.
Hapi 3. Sigurohuni që të tjerët me qasje në skedarë ta kuptojnë sistemin
Nëse jeni personi i vetëm që përdorni skedarët tuaj, atëherë duhet të jeni lehtësisht në gjendje të mbani rendin që keni krijuar. Sidoqoftë, nëse njerëzit e tjerë kanë nevojë të përdorin letrat në dosjet tuaja, duhet të siguroheni që ata të kuptojnë - dhe ndjekin - sistemin që keni krijuar. Të kesh një sistem regjistrimi nuk është i dobishëm nëse letrat gabohen dhe futen në dosje të pasakta.
Nëse mund të jetë më efikase dhe më efektive nëse ofroni të merrni gjithçka që dikush tjetër në zyrën tuaj mund të ketë nevojë, dhe pastaj kërkoni që ata të kthejnë gjithçka drejtpërdrejt tek ju. Atëherë mund të jeni i sigurt se gjithçka rimbushet në mënyrë korrekte
Hapi 4. Mbani dokumentet vitale në një vend të sigurt
Disa materiale të veçanta mund të kenë nevojë të mbahen në vende të veçanta, të veçanta. Për shembull, disa letra mund të kenë nevojë të mbahen në një kasafortë ose në një kuti të mbyllur kundër zjarrit. Ju madje mund të keni nevojë të mbani disa materiale jashtë vendit, në një kuti depozite bankare ose në zyrën e avokatit të kompanisë tuaj.
Hapi 5. Rishikoni skedarët tuaj rregullisht
Të paktën një herë në vit, ose më shpesh nëse është e nevojshme, duhet të lini pak kohë për të rishikuar dosjet tuaja. Qëllimi i këtij shqyrtimi është të vendosë nëse ka letra ose dosje të tëra që mund të hidhen ose ndoshta të zhvendosen në një strukturë ruajtjeje jashtë vendit. Nëse diçka nuk do të jetë më e nevojshme përsëri, atëherë duhet ta hidhni poshtë. Nëse është diçka që nuk prisni ta përdorni rregullisht, por mund t'ju duhet ta mbani si regjistrim, atëherë duhet ta dërgoni në ruajtje.
